1С:Кабинет сотрудника - электронный документооборот между организацией и сотрудниками

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ разрешил организациям переходить на использование кадрового электронного документооборота, дополнив Трудовой кодекс статьями 22.1-22.3. Рассказываем, как сервис 1С:Кабинет сотрудника помогает организациям решать проблемы взаимодействия с сотрудниками.

Преимущества внедрения кадрового ЭДО (КЭДО)

Плюсы от применения кадрового ЭДО – это быстрый обмен документами, заметное снижение расходов организации и исключение фактора расстояния между работником и работодателем.

Задачами, с которыми сталкиваются работодатели при внедрении КЭДО, являются:

• создание удобного рабочего пространства для сотрудника, в котором он может создать необходимые заявления (запросы) и получить самостоятельно необходимую информацию (например, об оставшихся днях отпуска) или свой расчетный листок, не обращаясь в бухгалтерию или отдел кадров;
• организация возможности согласовывать заявления сотрудника с его руководителем;
• организация возможности для сотрудника подписывать документы;
• обработка электронных документов, поступивших от сотрудника, с последующей инициацией всех необходимых в этом случае процедур.

Для решения всех этих задач фирмой "1С" разработан сервис для удаленного взаимодействия организации с сотрудниками - 1С:Кабинет сотрудника. 

1С:Кабинет сотрудника - функционал для работников

Сотрудник организации, использующей сервис 1С:Кабинет сотрудника, получает доступ к своему кабинету через мобильное приложение на iOS/Android (рис.1) или веб-браузер (рис.2). Функциональность сервиса при этом  одинаковая в приложении и при использовании через браузер. 
Пароль при первом входе сотрудник устанавливает самостоятельно. Все данные личного кабинета конфиденциальны и доступны только сотруднику.

Рис. 1. 1С:Кабинет сотрудника на смартфоне

Рис. 2. 1С:Кабинет сотрудника на компьютере

В своем кабинете сотрудник может:

• ознакомиться с расчетным листком,
• подать заявление на отпуск,
• подать заявление на налоговый вычет (ипотека, дети, образование, и т.д.),
• заявить об отсутствии (по болезни, в связи с командировкой, опозданием, по личным обстоятельствам и т.д.),
• заказать справку (2НДФЛ, с места работы и другие),
• узнать остаток дней отпуска,
• бесплатно получить электронную подпись для подписи документов,
• уведомить об изменении личных данных,
• отслеживать статус обработки своих заявлений,
• подписывать трудовые договора.

Запрошенная сотрудником справка (рис.3) или приказ загружаются в его личный кабинет (рис.4).

Рис. 3. Запрос справки в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

Рис. 4. Список полученных справок в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

Время, которое требуется для оформления нужного заявления или запроса не превышает пары минут. Функционал в приложении прост и интуитивно понятен. Работники компании будут реже откладывать оформление нужных заявлений, так как в 1С:Кабинете сотрудника это занимает гораздо меньше времени.
Весь документооборот осуществляется с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно (рис.5). Подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении. 

Рис. 5. Сведения об электронной подписи сотрудника и срок ее действия

Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которую можно получить через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.

1С:Кабинет сотрудника - функционал для бухгалтерии/отдела кадров

Сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров, осуществляющих в организации кадровые мероприятия, в сервисе 1С:Кабинет сотрудника доступно: 

• получение заявлений или запросов работников в электронном виде прямо в программе, которая используется для кадрового учета и расчета заработной платы;
• возможность подготовить необходимый документ сразу в заявлении сотрудника без перехода по разделам программы;
• выгрузка расчетных листков сотрудников в их кабинеты;
• выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска);
• формирование необходимой справки по заявлению сотрудника нажатием одной кнопки и выгрузка справки в кабинет сотрудника с электронной подписью работодателя);
• отслеживание подписи сотрудником документа или расчетного листка. 

В результате сотрудники отдела кадров или бухгалтерии тратят гораздо меньше времени на обработку заявлений сотрудников за счет автоматизации части процессов. Уменьшается вероятность ошибок в данных учета, которые могут возникнуть при ручном вводе данных из заявлений сотрудников. Реже возникают ситуации, когда необходимо отложить все дела и срочно обрабатывать заявление сотрудника, если он принес его в последний момент. 
Со стороны сотрудников возникает меньше вопросов, так как они самостоятельно могут получить необходимую им информацию в своем кабинете. 

Какую выгоду от использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника получит организация

Организация экономит деньги, так как затраты на бумагу, картриджи для принтеров и канцелярские принадлежности сокращаются.
За счет простого процесса оформления и согласования запросов и заявлений, сотрудники реже нарушают сроки подачи заявлений, в результате уменьшается нагрузка на отдел кадров и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявления.
Уменьшается вероятность рисков, что документ будет оформлен с ошибками или в неположенный срок.
Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.

В каких программах доступен сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в программах: 

• 1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0;
• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);
• 1С:ERP Управление предприятием 2;
• 1С:Комплексная автоматизация 2.

Сколько стоит сервис "1C:Кабинет сотрудника"

Стоимость доступа к сервису зависит от количества кабинетов сотрудников и срока действия. 
К примеру, цена сервиса 1С:Кабинет сотрудника, который включает 10 кабинетов на 12 месяцев, составляет 3 360 рублей (28 рублей в месяц за 1 кабинет). При покупке доступа на 200 кабинетов, стоимость каждого кабинета будет 26 рублей в месяц. Для актуальных цени и расчета обращайтесь в компанию "НЭП".
Всем желающим попробовать сервис в действии предоставляется бесплатная возможность использовать сервис на протяжении 45 дней.

Оставить заявку на сервис