Работа с документами – неотъемлемая часть любого бизнеса. Правильная работа с документами – основа успешного бизнеса. От того, насколько правильно оформляется документ, зависит его юридическая значимость. Каждая ошибка – на счету. Есть способ избежать ошибок и ускорить бизнес-процессы: автоматизировать документооборот компании.
Задачи, которые решает бизнес с 1С:Документооборот
Электронный архив документов организации (Удобный ввод и хранение, быстрое распознавание, поиск и выгрузка данных)
Договорной документооборот с контрагентами (Быстрое согласование и обмен документами, архив и контроль исполнения)
Делопроизводство (Легкое управление, согласование, резолюции и контроль)
Управление бизнес-процессами (Быстрое создание и простая настройка индивидуальных процессов, контроль)
- Организация коллективной работы сотрудников
- Учет и планирование рабочего времени
- Привычный и функциональный почтовый клиент
- Информационная безопасность компании
Доступ с различных устройств (Вы можете выбрать свой сценарий работы в ECM-системе – десктоп-клиент, веб-клиент или мобильное приложение). Интеграция с любыми решениями (ECM может стать центральным элементом в работе с корпоративным контентом в вашей компании. На базе системы создается единая система управления документооборотом, обеспечивается совместная работа c множеством других решений). Готовые решения (Найдите решение для своей бизнес-задачи, основанное на опыте наших клиентов )
Типовые кейсы решения бизнес-задач специалистами НЭП
Данный кейс позволит быстро решить задачи ведения реестра договоров, согласования и отправки документов контрагентам, контроль их возврата.
Быстрая подготовка договоров (в 4-6 раз сокращаются сроки подготовки договоров)
- договоры составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов.
Управляемое и оперативное согласование (в 2-2,5 раз увеличивается доля согласованных в срок договоров)
- договоры согласуются в рамках задач с четкими сроками и участниками процесса;
- система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора;
- контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, переписку по задачам и выдает отчеты.
Надежное хранение и легкий поиск документов (в 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопроводительных документов)
- единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию;
- документы легко найти: достаточно задать критерии поиска или перейти в соответствующую папку.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
- интервьюирование и анкетирование сотрудников;
- определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;
- определение маршрутов согласования договоров;
- подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части согласования договоров;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);
- настройка шаблонов документов);
- настройка маршрутов движения документов;
- тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников согласованию договоров в программе;
- подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов;
Результат:
определены виды договоров, настроены шаблоны документов (в том числе автозаполняемые формы), определены и настроены маршруты согласования договоров, пользователи обучены работе с системой.
Дополнительно (отдельное соглашение) могут быть настроены:
- хранение документов согласно принятой номенклатуре дел;
- учет сопроводительной документации;
- потоковый ввод документов со сканера;
- подписание документов с помощью ЭЦП;
- обмен документами через сервис ЭДО;
- согласование документов через встроенную электронную почту;
- права доступа.
Этот кейс позволяет решить задачи выдачи и контроля исполнения поручений руководителя, организации взаимодействия сотрудников, управления совещаниями.
Выдача поручений в системе (на 45-75% сокращается число невыполненных поручений)
- механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход их исполнения и проверять выполненные работы;
- информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая актуальную ситуацию по связанным поручениям;
- для промежуточного контроля формируются отчеты по исполнению поручения в разрезе документов, исполнителей, контролеров. Для итогового — отчет по срокам;
Прозрачное взаимодействие сотрудников (на 20% повышается исполнительская дисциплина)
- сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий, как в рамках документов, так и вне их;
- задание отправляется в работу одному или нескольким исполнителям, указываются сроки и суть работ;
- сотрудники не забудут про работы, т.к. задача отображается в их списке. В случае нарушения сроков выполнения входящих задач, система сигнализирует об этом ответственному;
- инициатор полностью контролирует ход процесса: видит переписку и историю изменений вложенных документов;
- по завершении работ инициатор получает задание-проверку с результатами и ответом от исполнителя. При необходимости задание можно отправить на доработку.
Эффективное проведение совещаний (на 40-50% уменьшается риск невыполнения поручений по итогам совещания)
- секретарь фиксирует принятые решения сразу в протоколе в системе и отправляет на согласование в рамках регламента компании;
- из согласованного протокола автоматически формируются поручения сотрудникам;
- ход исполнения поручений легко проконтролировать — информация доступна из отчетов, карточек протоколов или совещаний.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- первоначальная настройка программы;
- определение видов поручений и процессов их обработки;
- определение видов поручений и задач;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия»);
- настройка маршрутов обработки поручений;
- настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;
- тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
- настройка маршрутов движения документов;
- тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
- подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа
Результат:
программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.
Этот кейс позволяет решить задачи согласования и хранение проектной документации, контроль выполнения работ и обеспечение взаимодействия участников.
Удобная работа с проектной документацией (в 4-6 раз сокращаются сроки подготовки проектной документации)
- проектные документы создаются на основе готовых шаблонов, что сокращает время на их подготовку;
- все документы по проекту хранятся в одном месте, и их легко найти;
- если информация в проектных документах конфиденциальна, то можно ограничить доступ к ним.
Управление проектами (на 20% повышается исполнительская дисциплина)
- контролировать исполнение конкретных работ можно через выданные задания и поручения;
- промежуточные отчеты по проекту помогают руководителям сравнивать плановые и фактические показатели, анализировать отклонения;
- единый реестр проектов показывает руководителям высшего звена общую картину по компании: сколько проектов в работе, на какой стадии.
Прозрачное взаимодействие участников (на 30-40% ускоряется решение рабочих вопросов)
- согласование проектных документов ведется в системе строго по принятым регламентам;
- исполнители-участники проекта получают задачи от руководителей, так снижается вероятность потерять информацию или нарушить сроки по работам;
- в системе хранится вся переписка по задачам, в любой момент к ней можно обратиться.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- определение видов проектов;
- определение контрольных точек проектов;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);
- настройка видов проектов;
- тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников проектной работе в программе;
- тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
- подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами;
- тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат:
программа настроена для работы с проектами, пользователи обучены работе с системой.
Внедрение в работу организации этого кейса позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу.
Учет рабочего времени и трудозатрат позволяет
- вести хронометраж выполнения задач;
- вести ежедневные отчеты по работам;
- учитывать отсутствия сотрудников;
- вести календарь событий;
- анализировать трудозатраты на выполнение задач.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;
- обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;
- подготовка пошаговой инструкции для пользователей;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.
Результат:
программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.
Реализация данного кейса позволит вам эффективно использовать управление совещаниями: повестка и приглашение, автоматическое формирование протокола, рассылка поручений и контроль исполнения принятых решений на совещании.
Качественная организация совещаний (на 30-40% повышается эффективность совещаний)
- встреча планируется сразу в системе: формируется повестка, бронируется место проведения и время участников;
- при необходимости повестка согласуется в рамках регламента компании и корректируется;
- все заинтересованные лица заранее оповещаются о времени и месте проведения встречи, и также могут ознакомиться с повесткой.
Оперативное согласование протокола встречи (в 2-3 раза ускоряется согласование протокола совещания)
- протокол совещания формируется автоматически на основе шаблона, часть данных при этом заполняется из повестки;
- секретарь фиксирует принятые решения сразу в протоколе в системе и отправляет на согласование в рамках регламента компании.
Эффективный контроль исполнения решений (на 45-75 сокращается число невыполненных поручений)
- выданные поручения формируются автоматически прямо из согласованного протокола;
- ход исполнения поручений легко проконтролировать — информация доступна из отчетов, карточек протоколов или совещаний.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- определение видов совещаний и мероприятий;
- определение маршрутов согласования программ мероприятий;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды мероприятий», «Помещения и территории»);
- настройка маршрутов согласования;
- тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников работе с мероприятиями;
- подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат:
определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, настроены маршруты согласований совещаний, пользователи обучены работе с системой.
Внедрив у себя этот кейс вы получите в своей организации полную обработку и регистрацию документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль исполнения, ознакомление с документами, поиск и контроль местонахождения документов в организации.
Быстрая обработка и регистрация документов (на 35-50% сокращается среднее время регистрации документов)
- документы не теряются и не залеживаются на столах сотрудников;
- поступающие документы заносятся в систему за пару кликов;
- для быстрого создания исходящих документов в системе есть готовые шаблоны;
- после занесения документ регистрируется за пару кликов и номер присваивается автоматически в нужном формате;
- документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы, а для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Выдача и контроль исполнения поручений (На 20% повышается исполнительская дисциплина)
- механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход их исполнения и проверять выполненные работы;
- информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая актуальную ситуацию по связанным поручениям;
- исполнительская дисциплина сотрудников повышается за счет контроля и самоконтроля своевременности исполнения поручений.
Ознакомление сотрудников с документами (в 3 раза быстрее ознакомление с документами)
- сотрудники своевременно получают документы от руководства для ознакомления;
- передавать документы сотрудникам можно в электронном виде и под личную подпись;
- контролировать процесс просто: в системе видно, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто еще нет.
Быстрый поиск документов (в 10 раз уменьшается время поиска документов)
- любой документ можно быстро найти по реквизитам и тексту содержимого;
- благодаря связыванию документов вы получаете быстрый доступ ко всему комплекту.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- определение видов проектов;
- определение контрольных точек проектов;
- ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);
- настройка шаблонов входящих и исходящих документов;
- настройка маршрутов движения входящих и исходящих документов;
- тестовое создание входящих и исходящих документов, проверка работоспособности модели;
- тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
- обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
- подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе;
- сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат:
определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.
Дополнительно (отдельное соглашение) могут быть настроены:
- хранение документов согласно принятой номенклатуре дел;
- потоковый ввод документов со сканера;
- подписание документов с помощью ЭЦП;
- обмен документами через сервис ЭДО;
- штрихкодирование документов;
- согласование документов через встроенную электронную почту;
- права доступа.
Работа с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь в другие программы и интерфейсы. Удобно и безопасно для вашей организации.
Полноценная корпоративная почтовая система
- включает традиционный для серьезных почтовых систем функционал;
- выглядит привычно, не требует изучения сотрудниками;
- внутренняя переписка между сотрудниками предприятия не выходит за границы системы.
Привязка писем к документам
- создание на основании писем электронных документов в системе с автоматическим заполнением данных и наоборот;
- просмотр всей переписки прямо из документов;
- прямо из письма можно переходить по навигационным ссылкам на документы программы.
Постановка писем на контроль
Поиск писем
- быстрый поиск писем по реквизитам, тексту письма и вложению;
- полноценный полнотекстовый поиск, включая поиск по содержанию внутри pdf-файла.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- настройка почтового клиента 1С:Документооборот;
- обучение сотрудников работе с почтой;
- подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом;
- cопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.
Результат:
программа настроена для приемки/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с программой.
Данный кейс подходит для тех, кто уже работает в 1С:Документооборот версии КОРП, и хочет организовать удаленную работу своих сотрудников.
Состав работ, проводимых специалистами в рамках данного кейса:
- ознакомление сотрудников с регламентами по удаленной работе;
- настройка функционала системы для работы с чатом и видеозвонками;
- учет отсутствий – отражение факта удаленной работы;
- cопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.
Результат:
программный продукт содержит регламенты по удаленной работе, программа настроена для работы с чатом и видеозвонками, пользователи обучены работе с системой
Функционал кейса может быть реализован в релизе конфигурации 2.1.17, совместим с платформой не ниже 8.3.16. Обновление конфигурации и платформы в кейс не входит.
