О компании
Компания «Техноэкспорт» создает и интегрирует комплексные решения для сельского хозяйства и садоводства, защиты дома от насекомых, грызунов, вирусов и бактерий.
Более 20 лет инновационные продукты под брендами Техноэкспорт, Агрикола, Green Belt, Чистый Дом доказывают свою эффективность и экологичность, высоко оценены потребителями, что позволяет достигать коммерческого успеха всем нашим партнерам. В фирме 10 филиалов и представительств в России и других странах, 477 наименований продукции, более 500 сотрудников. Производственный комплекс расположен на 3-х площадках.
Компания «Техноэкспорт» стремится привнести в мировое будущее баланс между человеком и природой, создавая безопасную среду для людей и оптимальные условия для роста растений.
В рамках развития корпоративной информационной системы предприятия, в феврале 2022 года руководством компании «Техноэкспорт» было принято решение о создании единого информационного пространства, которое позволило бы не только регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, но и вести совместную работу над этими документами
Постоянный рост ежедневного оборота документов, увеличение входящей корреспонденции, необходимость оперативной обработки документации, а также обеспечения единого корпоративного стандарта в работе с документами, потребовало автоматизации процессов документооборота, делопроизводства, хранения документации в компании «Техноэкспорт».
РАБОТЫ ПО ВНЕДРЕНИЮ СЭД:
Проект построения системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» состоял из 5 этапов, которые в себя включали:1.Подготовка к проекту внедрения СЭД:
-проведение установочной встречи с рабочей группой Заказчика;
-формирование проектных групп;
-создание структуры управления проектом;
-согласование организационных и функциональных рамок проекта;
-разработка устава и план-графика проекта.
2.Сбор и формализация функциональных требований к СЭД:
-сбор требований к информационной безопасности СЭД;
-проведение мероприятий по обследованию бизнес-процессов посредством изучения нормативной документации и проведения интервью с ключевыми пользователями из состава проектных групп – участниками автоматизируемых бизнес-процессов;
-выполнение анализа представленных Заказчиком документов и моделей бизнес-процессов, бизнес требований к СЭД;
-выполнение систематизации и подготовка формализованного описания функциональных и технических требований к Системе, полученных от Заказчика;
-разработка документов: протоколы интервью с функциональными заказчиками и техническое задание на настройку СЭД (ТЗ).
3.Проектирование СЭД (настройка и моделирование на типовом функционале решения на ограниченном наборе данных Заказчика):
-создание прототипа СЭД на базе типового прикладного решения «1С:Документооборот КОРП ред. 3.0» в соответствии с ТЗ на ограниченных данных, предоставленных Заказчиком в среде тестирования;
-проведение регулярных демонстраций создаваемого прототипа СЭД;
-фиксация функциональных разрывов СЭД, для ее будущей адаптации (Заявки на адаптацию СЭД);
-подготовка документа «Проектное решение».
4.Финальная настройка СЭД, приемо-сдаточные испытания и обучение:
-окончательная настройка СЭД по результатам проведенных демонстраций (включая настройки отчетности и прав доступа);
-разработка сценариев тестирования СЭД, осуществляется сценарное тестирования специалистами Заказчика и Исполнителя;
-создание пользовательских инструкций по использованию СЭД, проводятся учебные вебинары по использованию СЭД;
-разворачивание продуктивной среды СЭД и произведение миграции разработанного решения со среды тестирования на продуктивную среду;
-произведение подготовки рабочих мест конечных пользователей СЭД;
-в рамках 4-го этапа разработаны документы и материалы:
- сценарии тестирования СЭД,
- протокол тестирования,
- пользовательские инструкции к СЭД,
- видеозаписи учебных вебинаров.
5.Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) СЭД:
-организация и подключение к выделенной линии поддержки компании «НЭП»;
-консультационная поддержка пользователей СЭД, устранение замечаний к настройке СЭД;
-выполнение доработки эксплуатационной документации;
-выполнение сбора и классификация заявок на адаптацию СЭД;
-осуществление подготовки отчета об консультационной поддержке конечных пользователей СЭД, перечня заявок на адаптацию СЭД и протокола готовности СЭД к промышленной эксплуатации.
РЕЗУЛЬТАТ
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» позволило:
-произвести уход от бумажного документооборота путем создания единой информационной системы электронного документооборота;
-разработать, бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов;
-минимизировать ошибки при работе с документами;
-автоматизировать процессы, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с распределенным регламентированным доступом,
-повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
-обеспечить контроль над своевременным выполнением задач;
-обеспечить единую систему хранения документов;
-улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.
