О компании
Управляющая компания «ПЕРВАЯ» – одна из старейших, крупнейших и наиболее успешных управляющих компания в России. Совокупный объем активов УК «ПЕРВАЯ» под управлением на 30 декабря 2021 г. составлял 1,56 трлн руб. За 26 лет существования компания пережила не один кризис удержала лидирующие позиции на рынке доверительного управления. Клиентам предоставлен широкий выбор инвестиционных возможностей: открытые, закрытые, интервальные и биржевые паевые инвестиционные фонды, стандартные и и индивидуальные и стратегии доверительного управления .
РАБОТЫ ПО ВНЕДРЕНИЮ СЭД:
Проект построения системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП» в УК «ПЕРВАЯ» состоял из 5 этапов, которые в себя включали:1.Подготовка к проекту внедрения СЭД:
• Проведение установочной встречи с рабочей группой Заказчика;
• Разработка Устава проекта с участниками рабочей группы Заказчика;
• Разработка состава работ проектной команды Заказчика, корректировка плана проекта;
• Разработка оперативного графика интервью;
• Согласование и утверждение Устава проекта.
2.Сбор и формализация функциональных требований к СЭД:
• Сбор требований к информационной безопасности СЭД;
• Сбор требований к настройке СЭД и организации НСИ;
• Сбор требований к делопроизводству, включая требования к организации бизнес-процессов, в том числе:
- к входящей/исходящей корреспонденции;
- к договорным документам;
- к приказам, распоряжениям;
- к служебным запискам;
- к учету обращений граждан;
- к контролю исполнительской дисциплины;
- к учету протоколов.
• Сбор требований к СЭД учету проектов и мероприятий;
• Подготовка протоколов интервью;
• Подготовка документа «Описание автоматизируемых бизнес-процессов»;
• Подготовка документа «Техническое задание к настройке 1С:Документооборот КОРП ред. 3.0»
• Согласование и утверждение отчетных документов.
3.Проектирование СЭД (настройка и моделирование на типовом функционале решения на ограниченном наборе данных Заказчика):
• Настройка НСИ в соответствии с ТЗ;
• Настройка и моделирование процессов делопроизводства в соответствии с ТЗ;
• Настройка и моделирование процессов управления проектами и мероприятиями;
• Настройка мобильного приложения на функционале типового решения; Проведение демонстраций настроенного типового решения;
• Подготовка документа «Проектное решение»;
• Согласование и утверждение отчетных документов.
4.Финальная настройка СЭД, приемо-сдаточные испытания и обучение:
• Окончательная настройка СЭД по результатам проведенных демонстраций (включая настройки отчетности и прав доступа);
• Разработка сценариев тестирования СЭД;
• Проведение сценарного тестирования специалистами Заказчика и Исполнителя;
• Подготовка пользовательских инструкций по использованию СЭД;
• Подготовка и проведение учебных вебинаров по использованию СЭД;
• Подготовка видеоролика об организационных изменениях в связи с переходом на новую СЭД.
5.Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) СЭД:
• Организация и подключение к выделенной линии поддержки НЭП;
• Консультационная поддержка пользователей СЭД, устранение замечаний к настройке СЭД;
• Сбор и классификация заявок на адаптацию СЭД;
• Подготовка отчета об ОПЭ.
РЕЗУЛЬТАТ
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании УК «ПЕРВАЯ» позволило:
- сократить время поиска и обработки необходимой информации,
- сократить длительность регистрации документов,
- повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников,
- обеспечить контроль над своевременный выполнением задач,
- улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании,
- обеспечить безопасное хранение документов с персональными данными контрагентов, сотрудников,
- упорядочить структуру хранения документов по полномочиям и ролям.
